Giới thiệu về các chiến lược kiểm soát License, Cloud và Web Services
Trong ngành hạ tầng, việc kiểm soát việc sử dụng phần mềm của các sản phẩm Bentley không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đáp ứng đúng các quy định bản quyền. Nền tảng như SELECTserver và Subscription Entitlement Service (SES) từ Bentley hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hoạt động phần mềm tại mỗi máy trạm. Tuy nhiên, nếu mong muốn chặt chẽ hơn trong quản trị license hoặc không muốn phát sinh chi phí không mong muốn, doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm nhiều chiến lược sử dụng hiệu quả khác nhau.
Hiểu rõ về cơ chế quản lý license của Bentley
Hệ thống SELECTserver chủ yếu ghi nhận và báo cáo việc sử dụng sản phẩm Bentley từ các máy người dùng về máy chủ trung tâm, hoàn toàn không kiểm soát hoặc khóa người dùng ở thời gian thực nếu vượt hạn mức. Với dịch vụ SES mới, người dùng sẽ nhận cảnh báo mỗi khi sắp vượt số license cho phép, cung cấp thêm công cụ để doanh nghiệp quản lý chủ động, kể cả việc tự điều chỉnh khi có nhu cầu sử dụng phát sinh vượt mức.
Phương án 1: Sử dụng máy trạm chuyên dụng cho phần mềm Bentley
Doanh nghiệp có thể chỉ định máy cụ thể cho các sản phẩm Bentley để đảm bảo số lượt sử dụng không vượt quá số lượng license đã mua. Mỗi máy trạm chỉ ghi nhận một lần sử dụng trong 10 phút, dù có luân phiên nhiều tài khoản. Đối với các máy hệ điều hành như Windows 7, 8, 10…, có thể kích hoạt chức năng truy cập từ xa cho phép cộng tác viên dùng chung quyền truy cập, tuy nhiên chỉ một người thao tác tại một thời điểm – đảm bảo cam kết bản quyền của Bentley.
Hướng dẫn kích hoạt Remote Desktop trên Windows:
1. Mở Control Panel → Chọn “Remote settings”.
2. Tại mục Remote Desktop, chọn tuỳ chọn phù hợp để cho phép kết nối từ xa.
3. Nhấn vào “Select Users” để thêm người dùng được phép truy cập.
4. Nhấn OK để lưu lại.
Lưu ý: Nếu sử dụng máy chủ chạy Windows Server, nhiều người dùng có thể đăng nhập và kích hoạt phần mềm Bentley cùng lúc – có thể gây vi phạm license. Sau khi kết thúc làm việc từ xa, cần thoát hoàn toàn khỏi phần mềm (sign out), không chỉ disconnect remote session, để tránh lượt sử dụng không kiểm soát.
Phương án 2: Quản lý lịch sử dụng qua công cụ trực tuyến
Doanh nghiệp hạ tầng nên tận dụng các nền tảng lịch như Microsoft Outlook hoặc Google Calendar để đặt lịch sử dụng phần mềm Bentley. Việc này giúp phân phối license minh bạch cho từng cá nhân, đội nhóm, tránh trùng lịch và tối ưu năng lực thiết bị theo nhiều dự án hoặc phòng ban khác nhau.
Phương án 3: Ứng dụng phần mềm quản lý license từ bên thứ ba
Hiện có nhiều giải pháp phần mềm quản lý giấy phép của bên thứ ba hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng sản phẩm Bentley, đồng thời thống kê chuyên sâu:
- K2 của Sassafras Software
- SofTrack của Integrity Software
- Licentie Controle Applicatie từ 4D Select
Lưu ý: Bentley công nhận sự tồn tại của các phần mềm nêu trên nhưng không can thiệp hay chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật. Nếu phát sinh sự cố kích hoạt hoặc sử dụng, bạn cần liên hệ trực tiếp đơn vị phát triển phần mềm quản lý license.
Một số lưu ý quan trọng khi kiểm soát phần mềm Bentley
- Luôn đảm bảo đóng hoàn toàn phần mềm Bentley khi kết thúc công việc để tránh phát sinh thêm lượt sử dụng.
- Chủ động lên lịch, phân công rõ ràng nhóm kỹ sư, kiến trúc sư cùng dùng chung license.
- Nếu cần kiểm soát nghiêm ngặt, nên triển khai hệ thống tự động cảnh báo hoặc phần mềm quản lý license trung gian.
Với những giải pháp chủ động này, các doanh nghiệp ngành hạ tầng luôn nắm thế chủ động trong quản lý phần mềm Bentley, tối ưu chi phí và tuân thủ luật quốc tế về bản quyền phần mềm.
