Bentley Open Access là mô hình cho phép doanh nghiệp bật dùng ngay nhiều ứng dụng Bentley vượt ngoài số license đang sở hữu; phần vượt sẽ được quyết toán theo kỳ (thường theo quý dưới dạng QTL), phù hợp nhu cầu dự án biến động nếu có kiểm soát truy cập và giám sát usage chặt chẽ.
Open Access là gì
- Truy cập danh mục rộng, “instant‑on”: người dùng đủ điều kiện có thể cài và chạy thêm ứng dụng Bentley khi cần, không phải chờ mua mới từng license cụ thể trước đó.
- Hoạt động trong chương trình SELECT, áp dụng mô hình pooled licensing theo quốc gia và hạ tầng đăng nhập để đo lường sử dụng tập trung.
Cách tính phí và QTL
- Khi sử dụng vượt số license sở hữu, Bentley lập hóa đơn cuối quý theo “Quarterly Term License (QTL)” trên cơ sở mức dùng đỉnh theo sản phẩm/mỗi site trong kỳ; với Cloud Service Subscription có thể quyết toán theo tháng.
- Mục tiêu: cho phép “mượn” năng lực dùng khi cao điểm, không gián đoạn dự án; doanh nghiệp trả phí phần phát sinh tương ứng sau kỳ.
Lợi ích nổi bật của Open Access
- Linh hoạt cho dự án: có thể kích hoạt STAAD, SACS, OpenFlows… đúng lúc cần, rút ngắn thời gian chờ mua sắm và giữ tiến độ.
- Quyền lợi đi kèm SELECT: cập nhật phần mềm, hỗ trợ và đào tạo theo nhu cầu; quản trị tập trung và báo cáo usage để kiểm soát chi phí.
Rủi ro và kiểm soát chi phí
- Rủi ro: nếu người dùng tùy tiện bật ứng dụng ngoài pool sở hữu, công ty có thể nhận hóa đơn QTL ngoài dự kiến vào cuối kỳ.
- Kiểm soát: dùng Entitlement Management để giới hạn truy cập theo nhóm, xóa các ngoại lệ ở cấp người dùng, và bắt buộc refresh policy để áp quy tắc mới cho client.
Quy trình triển khai gợi ý
- Phân nhóm truy cập (Entitlement Groups) theo bộ môn/dự án; chỉ whitelisting ứng dụng cần thiết cho từng nhóm.
- Kiểm tra ngoại lệ user-level trong Access & Alerting, gỡ các override không mong muốn; yêu cầu người dùng Refresh Policy hoặc chờ client tự đồng bộ trong vài giờ.
- Thiết lập quy trình phê duyệt trước khi cài/kích hoạt ứng dụng ngoài pool; định kỳ soát báo cáo usage để phát hiện xu hướng vượt dùng.
Hạ tầng và chính sách liên quan
- Điều kiện dùng Open Access nằm trong SELECT Program Terms; Bentley đo lường pooled usage và có quyền hạn chế Excess Use nếu vi phạm nghĩa vụ thanh toán.
- Người dùng đăng nhập thông qua hạ tầng client của Bentley để đồng bộ quyền, nhận chính sách entitlement và cập nhật phần mềm.
Checklist bật/tắt rủi ro QTL
- Xác định ứng dụng được phép theo từng nhóm người dùng trong Entitlement Management; khóa các ứng dụng ngoài phạm vi.
- Xóa mọi “exceptions”/override ở cấp cá nhân; yêu cầu Refresh Policy sau thay đổi.
- Bật cảnh báo usage và lịch báo cáo định kỳ theo sản phẩm/site; rà các đỉnh dùng bất thường trước ngày chốt quý.
Tình huống mẫu
- Đội kết cấu cần SACS trong 2 tháng cao điểm: thêm quyền cho nhóm dự án, cài và chạy ngay; cuối quý thanh toán phần QTL tương ứng thay vì mua vĩnh viễn mới.
- Đơn vị tư vấn có nhu cầu mùa vụ: dùng Open Access để mở rộng tạm thời, sau đó thu hẹp entitlement nhằm tránh hóa đơn quý kế tiếp phình to.
Best practices biên tập và đào tạo
- Viết quy trình nội bộ “Kích hoạt ứng dụng Bentley” dài 1–2 trang, nêu rõ khi nào cần phê duyệt và ai chịu trách nhiệm chi phí bộ phận.
- Tổ chức training ngắn giải thích Open Access, QTL, và thao tác Refresh Policy/Bentley Licensing Tool cho key users và license admins.
FAQ ngắn
- Open Access có miễn phí không? Không; phần dùng vượt license sẽ tính phí QTL theo quý hoặc theo tháng tùy mô hình hợp đồng.
- Có thể chặn người dùng bật ứng dụng lạ? Có; dùng Entitlement Groups, giới hạn quyền theo nhóm và xóa ngoại lệ user-level, rồi refresh policy.
Kết luận
Open Access mang lại tốc độ và linh hoạt cho các dự án hạ tầng nhưng cần kỷ luật quản trị entitlement và theo dõi usage để tối ưu chi phí và tránh QTL bất ngờ; với tổ chức lớn, ELS có thể phù hợp hơn nếu ưu tiên chi phí dự báo ổn định.
Quý khách hàng gặp vấn đề với việc kiểm soát và quản lý License Bentley, vui lòng liên hệ Micad để được đội ngũ của chúng tôi tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.
